Tagesplanung:
Im Zeitmanagement gibt es eine Phrase: “Aufgaben in Existenz bringen”. Das bedeutet, diese mit Zeit und Dauer zu versehen. Wenn wir unsere Tage nicht planen, können wir nie wissen, was wir wann genau machen wollen und wie lange es dauern wird. So garantieren wir uns, dass wir am Tagesende unerfüllt und gestresst die Arbeit verlassen.
Es ist daher wichtig, den Tag so zu planen, dass wir genügend Zeit für Meetings, deren Vor- und Nachbereitung und Pausen für uns haben. Das gelingt vor allem dann, wenn wir Meeting effizient planen, uns selbst Email-Zeiten einrichten, den Tagesabschluss definieren und Stillzeiten für die Bearbeitung von Aufgaben einräumen.
Monatsplanung:
Die Monatsplanung startet bei der Kapazität: Wie viel Kapazitäten haben wir in diesem Monat für unsere Aufgaben? Wir starten mit unseren Wochenstunden (x4) und ziehen davon Kulanzprozente (für Kommunikation, Pausen, Krankheit etc.) ab. Die übrigen Stunden verteilen wir auf unser Tagesgeschäft und die geplanten Aufgaben.
Jetzt priorisieren wir die Themen, entwickeln hierzu die Aufgaben und arbeiten diese ab. Am Ende des Planungshorizontes (in diesem Fall der Monat) schauen wir zurück und bewerten unser Ergebnis, ziehen daraus Lehren und starten mit der nächsten Monatsplanung.
Jahresplanung:
Wenn wir uns heute in einem Jahr treffen. Was würden wir uns gerne erzählen, wenn wir ein erfolgreiches Jahr hatten. Wenn wir diese Wünsche kennen, transformieren wir sie zu Zielen. Es werden Meilensteine entwickelt, Akzeptanzkriterien definiert und ein Realitätscheck durchgeführt.
Bei der Jahresplanung sollten wir darauf achten, dass wir diese nicht zu kompliziert gestalten. Bierdeckel eignen sich ideal dazu, Informationen zu kürzen. Je weniger Platz wir haben, desto fokussierter können wir unser Jahresziel formulieren.