Wir stellen euch die Elemente vor, die man braucht, um wirksam zu planen.
Wie letztens in einem Beitrag angesprochen, brauchen wir die richtige Haltung, um einen lösungsorientierten Rückblick zu gestalten und die verschiedenen Planungsinstrumente wirksam einzusetzen.
Zu diesen Instrumenten gehören:
Das Planungsboard
Wir brauchen einen Platz für alle Aufgaben (das Backlog), die noch zu erledigen sind, und zeitliche Kategorien (z. B. heute, diese Woche und nächste Woche), durch diese die Aufgaben „wandern“ können. Wir empfehlen zusätzlich noch einen Themenspeicher für Aufgaben und Ideen, die während der Arbeit anfallen und die noch priorisiert und kategorisiert werden müssen. Tipp: Wir brechen die Themen in untertägige, maximal 1-2-stündige Aufgaben herunter. Dann können sie besser im Team erledigt werden und entwickeln sich nicht zu unlösbaren „Monstern“, die den ganzen Tag in Anspruch nehmen.
Der Kalender
Kalenderpflege ist entscheidend für die Planung. Eine richtige Kalenderpflege sorgt dafür, dass wir entscheiden, was heute relevant ist, wann wir unsere Aufgaben erledigen wollen und wann wir Pause machen bzw. die Arbeit beenden. Das Heute sollte dabei immer und die wesentlichen Aufgaben für diese Woche weitestgehend verplant sein. Zusätzlich richten wir Email-Zeiten, Rücksprache-Fenster, Pausen und das Arbeitsende ein.
Die Kommunikationsregeln
Jedes Mal, wenn wir bei einer Aufgabe unterbrochen werden, verlieren wir nicht nur Zeit, sondern erhöhen auch unser Stresslevel. Deshalb ist es wichtig, dass wir in den Zeiten, in denen wir eine Aufgabe erledigen, keine Emails lesen, nicht angerufen werden oder andere Menschen in unser Büro kommen. Gleichzeitig müssen wir schauen, ob und wie wir Aufgaben verteilen und erhalten wollen. Hier finden sich viele Möglichkeiten, verbindlich zu sprechen, zu hören und mehr im Pull-Verfahren zu agieren, als ständig weiter den Berg an Aufgaben zu vergrößern.