Die eigene Kalenderpflege hat einen großen Einfluss auf Führung. Natürlich steht Kalenderpflege stellvertretend für die Selbstorganisation. Dennoch können wir hieraus viel für die Führungsarbeit lernen.
Wertschätzung durch Meeting-Planung:
Planen wir für uns, aber auch für alle genügend Zeit ein, um Anschlusstermine wahrzunehmen? Wann bereiten wir Meetings nach? 45-Minuten-Termine können helfen, den nächsten Termin, der meist zur vollen Stunde beginnt, besser zu erreichen. Gibt es keinen Folgetermin, eignet sich die Viertelstunde zum Nachbereiten des Termins. Damit zeigen wir unsere Wertschätzung. Wir versuchen, zu verhindern, dass wir oder eben die Menschen, die an unserem Meeting teilnehmen, zu spät zum nächsten Termin kommen und so das Zeitmanagement der anderen unnötig belasten. Gleichzeitig messen wir unserem eigenen Termin mehr Bedeutung bei, denn wir wollen durch eine zügige Nachbearbeitung ein Weiterkommen sicherstellen.
Wertschätzung durch Email-, Pausen- und Tagesabschlusszeiten:
Dadurch dass wir Email-Zeiten einrichten, können wir uns eine Menge Arbeitsdruck nehmen. Gleichzeitig stellen wir sicher, dass wir in den Email-Zeiten fokussiert und fallabschließend arbeiten. Das verhindert unnötige Rückfragen und nur halb beantwortete Emails. Es zeigt unserem Gegenüber, dass wir es ernst nehmen. Außerdem sind wir gleichzeitig Vorbild: Wenn wir uns selbst nicht von Emails treiben lassen, sondern diese nur 2-3mal am Tag beantworten, zeigen wir den Menschen, mit denen wir zusammenarbeiten, dass wir nicht umgehend eine Antwort auf unsere Emails erwarten. Das nimmt viel Druck aus dem Arbeitsalltag. (Die Email ist im Übrigen nicht das richtige Medium, wenn wir kurzfristig eine Antwort brauchen.) Gleiches gilt für Pausen- und Tagesabschlusszeiten. Pausenzeiten helfen uns, kurz Energie zu tanken und Pausen bzw. Unterbrechungen zu planen und nicht durch unseren Körper oder andere diktiert zu bekommen. Tagesabschlusszeiten dienen dazu, neue Aufträge besser zu priorisieren und nicht durch ein Mehr an Arbeitsstunden einfach an unseren Arbeitstag dranzuhängen.
Mehr Energie und weniger Stress durch mehr Fokus:
Ein gut gepflegter Kalender hilft uns, Aufgaben kontrolliert und priorisiert abzuarbeiten. Kombiniert mit Email- und Pausenzeiten sowie Rückruffenster schaffen wir so einen Arbeitstag, an dem wir uns fokussiert an die Abarbeitung von Aufgaben und Projekten machen können. Das hilft uns, während des Arbeitsalltags Energie zu bekommen. (Hierzu mehr in einem unserer nächsten Beiträge zum Thema „Energiekurve“). Und eine ‚positiv geladene‘ und weniger gestresste Führungskraft ist meist eine bessere Führungskraft. Denn wenn wir stressfrei(er) sind, sind wir in der Lage, uns in Gesprächen mehr zurückzunehmen und den Fokus auf unser Gegenüber zu lenken. (Auch hierzu wird es einen Beitrag in naher Zukunft geben: „Wie wir aus Konfliktpotentialen aussteigen“.)